Dois Jogos da Commonwealth britânicos, com quatro anos de intervalo, a mesma limitação
Birmingham acolheu os Jogos da Commonwealth em 2022 e Glasgow seguiu-se em 2026 (23 de julho a 2 de agosto, com dez desportos e seis desportos paralímpicos ao longo de uma janela de onze dias). Os locais e as cidades são diferentes, mas a limitação subjacente não é: um número fixo de locais, um calendário fixo, e um pico na procura de grupos que tem de passar por ambos sem que a infraestrutura se expanda para o acomodar. Isto torna os dois Jogos um par útil para ler em conjunto ao planear viagens de grupo em torno de qualquer futuro evento multi-local.
Birmingham 2022 vendeu mais de 1,5 milhões de bilhetes, um recorde para uns Jogos da Commonwealth, e reuniu atletas e oficiais de equipas de 72 nações e territórios da Commonwealth. A pegada de Glasgow foi menor e mais concentrada: quatro locais num corredor compacto (Tollcross International Swimming Centre, Glasgow International Arena para ciclismo de pista, EDF Scotstoun Stadium para atletismo, e Scottish Event Campus acolhendo vários dos outros desportos). Essa concentração muda a forma do problema de planeamento — não o remove.
A lição de Birmingham — e por que a concentração não a resolve
As lições operacionais de uns Jogos multi-local como os de Birmingham não são realmente sobre locais ficarem sem capacidade de forma abstrata. São sobre a lacuna entre a procura assumida e a procura modelada. Locais com espaço externo limitado precisam de planos de saída que evitem fechar estradas públicas, o que significa que o fluxo de multidões tem de ser planeado em torno da limitação, não contra ela. Estações que servem locais com capacidade de transporte limitada podem precisar de serviços de comboio melhorados e autocarros de transporte, dimensionados contra modelação de multidões real em vez de uma estimativa genérica. Quando essa modelação é feita adequadamente, o transporte e o acesso podem ser dimensionados para números realistas em vez de sobre-construídos para um pior cenário que nunca se materializa.
O corredor compacto de Glasgow parecia, no papel, uma versão mais fácil desse problema: menos locais, tudo mais perto. Na prática, a concentração corta de ambos os lados. Distâncias mais curtas entre locais significam menos tempo de viagem para um grupo que se move de uma sessão para a seguinte — mas também significam que os pontos de estrangulamento (estações, a aproximação imediata a cada local, e acima de tudo o Scottish Event Campus) absorvem volume de multidões de vários desportos convergindo no mesmo pequeno espaço ao mesmo tempo. Um corredor mais apertado não reduz o pico; pode concentrá-lo.
O Scottish Event Campus não é um local — são vários desportos a partilhar um portão
Este é o detalhe que uma lista de locais não faz justiça. O SEC acolheu vários dos desportos dos Jogos ao longo dos onze dias. Para um operador que move um grupo para uma sessão lá, "SEC" não é um local único e previsível da forma que um estádio independente é — é um campus partilhado onde a multidão de um desporto diferente pode estar a chegar ou a partir pelo mesmo portão, nas mesmas estradas de acesso, dentro da mesma hora que o seu próprio grupo. Tratar uma sessão no SEC como uma sessão em Scotstoun ou Tollcross, onde o local tem apenas a multidão de um desporto para gerir, é o tipo de suposição que custa a um grupo a sua janela de transferência.
Os organizadores de eventos de grande escala não resolvem isto esperando que os números funcionem — constroem modelação de multidões bem antes dos Jogos, e é a mesma disciplina que faz a diferença para um operador de grupo que trabalha um calendário de campus partilhado: modelar a sobreposição de sessão real nesse local para as suas datas, em vez de assumir que um tempo de início publicado é a única variável que importa.
O que perguntar a um parceiro local antes de construir o calendário de transferências
Se não está a modelar isto internamente, as perguntas a colocar a quem quer que esteja a executar no terreno são específicas, não genéricas: quais dos tempos de sessão do seu grupo se sobrepõem com uma sessão de um desporto diferente no mesmo local, particularmente num campus partilhado; qual é o tempo realista de portão para assento num dia em que duas multidões estão a convergir em vez de uma; e se o plano de transferência tem em conta a estrada de acesso ou estação que o seu grupo está realmente a usar, não uma estimativa genérica de "centro da cidade para local". Um parceiro local que pode responder a estas questões contra as suas datas específicas, em vez de em termos gerais sobre o evento, é mais provável que tenha feito a modelação — não apenas lido a lista de locais.
O que levar para o próximo evento multi-local
Três coisas transportam-se de Birmingham 2022 e Glasgow 2026 para qualquer programa de grupo construído em torno de um evento multi-local. Primeiro, trate a modelação de multidões e acesso a locais como um input de planeamento desde o início, não uma contingência que constrói se algo corre mal mais perto da data — no momento em que é visivelmente um problema, a janela de transferência já se foi. Segundo, não assuma que "mais perto" significa "mais margem" — construa janelas de transferência em torno do calendário multi-desporto de qualquer campus partilhado, uma vez que é aí que a sobreposição de sessões é mais provável de comprimir o tempo de movimento real do seu grupo. Terceiro, trabalhe com um parceiro local que pode modelar isto localmente, contra o calendário de sessão real do evento e da cidade, em vez de aplicar um playbook genérico de evento de grande escala que foi construído para o layout de locais de uma cidade diferente.
Nada disto é único para viagens de desporto de elite. É a mesma disciplina que qualquer DMC deve trazer para um evento de calendário fixo e capacidade fixa — Jogos multi-desporto apenas tornam o custo de o ignorar visível mais rapidamente do que a maioria. O lado do autocarro e alojamento da mesma lição é coberto no que o aperto de autocarros ensinou aos operadores de grupo.
Planear viagens de grupo em torno de um evento multi-local?
Se o seu programa se sobrepõe a um evento multi-local de grande escala, ou está a construir calendários de transferências contra um corredor de locais que não operou antes, podemos rever o calendário de sessões contra as suas datas e plano de transferência antes de se comprometer com um calendário para um cliente. Entre em contacto para discutir o programa do seu grupo.
