Dois Jogos da Commonwealth no Reino Unido, com quatro anos de diferença, a mesma restrição
Birmingham foi anfitriã dos Jogos da Commonwealth em 2022 e Glasgow seguiu-se em 2026 (de 23 de julho a 2 de agosto, com dez modalidades e seis modalidades paralímpicas ao longo de onze dias). Os recintos e as cidades são diferentes, mas a restrição de fundo não é: um número fixo de recintos, um calendário fixo e um pico de procura de grupos que tem de passar por ambos sem que a infraestrutura se expanda para o absorver. Isso faz dos dois Jogos um par útil para ler em conjunto ao planear viagens de grupo em torno de qualquer futuro evento com vários recintos.
Birmingham 2022 vendeu mais de 1,5 milhões de bilhetes, um recorde para uns Jogos da Commonwealth, e reuniu atletas e membros de delegações de 72 nações e territórios da Commonwealth. A pegada de Glasgow foi menor e mais concentrada: quatro recintos num corredor compacto (o Tollcross International Swimming Centre, a Glasgow International Arena para ciclismo de pista, o EDF Scotstoun Stadium para atletismo e o Scottish Event Campus, que acolheu várias das restantes modalidades). Essa concentração altera a forma do problema de planeamento — não o elimina.
A lição de Birmingham — e porque a concentração não a resolve
As lições operacionais de Jogos com vários recintos como os de Birmingham não têm que ver, no fundo, com recintos que ficam sem capacidade em abstrato. Têm que ver com a distância entre a procura presumida e a procura modelada. Os recintos com pouco espaço exterior precisam de planos de evacuação e saída que evitem fechar vias públicas, o que significa que o fluxo de público tem de ser planeado em torno da restrição e não contra ela. As estações que servem recintos com pouca capacidade de transporte podem precisar de serviços ferroviários reforçados e de autocarros-vaivém, dimensionados com base numa modelação real da afluência e não numa estimativa genérica. Quando essa modelação é bem feita, o transporte e o acesso podem ser dimensionados para números realistas, em vez de sobredimensionados para um pior cenário que nunca se verifica.
O corredor compacto de Glasgow parecia, no papel, uma versão mais simples desse problema: menos recintos, tudo mais perto. Na prática, a concentração tem dois gumes. Distâncias mais curtas entre recintos significam menos tempo de deslocação para um grupo que passa de uma sessão para a seguinte — mas significam também que os pontos de estrangulamento (estações, os acessos imediatos a cada recinto e, sobretudo, o Scottish Event Campus) absorvem o volume de público de várias modalidades que convergem ao mesmo tempo na mesma pegada reduzida. Um corredor mais apertado não baixa o pico: pode concentrá-lo.
O Scottish Event Campus não é um recinto — são várias modalidades a partilhar um portão
Este é o pormenor que uma lista de recintos não traduz. O SEC acolheu várias das modalidades dos Jogos ao longo dos onze dias. Para um operador que leva um grupo a uma sessão aí, «SEC» não é um recinto único e previsível como um estádio isolado: é um campus partilhado onde o público de outra modalidade pode estar a chegar ou a sair pelo mesmo portão, pelas mesmas vias de acesso e na mesma hora que o seu grupo. Tratar uma sessão no SEC como uma sessão em Scotstoun ou Tollcross, onde o recinto só tem o público de uma modalidade para gerir, é o tipo de pressuposto que custa a um grupo a sua janela de transferência.
Os organizadores de grandes eventos não resolvem isto esperando que os números batam certo: constroem modelos de afluência muito antes dos Jogos, e é a mesma disciplina que faz a diferença para um operador de grupos que trabalha com o calendário de um campus partilhado: modele a sobreposição real de sessões nesse recinto para as suas datas, em vez de presumir que a hora de início publicada é a única variável que conta.
O que perguntar a um parceiro local antes de montar o plano de transferências
Se não o modela internamente, as perguntas a fazer a quem executa no terreno são concretas, não gerais: quais das horas de sessão do seu grupo se sobrepõem à sessão de outra modalidade no mesmo recinto, em particular num campus partilhado; quanto demora, de forma realista, o percurso do portão ao lugar num dia em que convergem dois públicos e não um; e se o plano de transferências tem em conta a via de acesso ou a estação que o seu grupo vai realmente usar, e não uma estimativa genérica de «centro da cidade ao recinto». Um parceiro local que consiga responder a isto com as suas datas concretas, e não em termos gerais sobre o evento, tem mais probabilidade de ter feito a modelação — e não apenas de ter lido a lista de recintos.
O que levar para o próximo evento com vários recintos
Três coisas transferem-se de Birmingham 2022 e Glasgow 2026 para qualquer programa de grupo construído em torno de um evento com vários recintos. Primeiro, trate a modelação da afluência e do acesso aos recintos como um dado de entrada do planeamento desde o início, não como uma contingência a acrescentar se algo correr mal perto da data: quando o problema já é visível, a janela de transferência já se perdeu. Segundo, não presuma que «mais perto» significa «mais margem»: construa as janelas de transferência em torno do calendário multidesportivo de qualquer campus partilhado, porque é aí que a sobreposição de sessões tem mais probabilidade de comprimir o tempo real de deslocação do seu grupo. Terceiro, trabalhe com um parceiro local que consiga modelar isto localmente, com o calendário real de sessões do evento e da cidade, em vez de aplicar um manual genérico de grandes eventos pensado para a disposição dos recintos de outra cidade.
Nada disto é exclusivo das viagens de desporto de elite. É a mesma disciplina que qualquer DMC deve aplicar a um evento de calendário e capacidade fixos; os Jogos multidesportivos apenas tornam o custo de a dispensar visível mais depressa do que a maioria. A vertente de autocarros e alojamento da mesma lição é tratada em o que a pressão sobre os autocarros ensinou aos operadores de grupos.
A planear uma viagem de grupo em torno de um evento com vários recintos?
Se o seu programa coincide com um grande evento com vários recintos, ou está a montar planos de transferência para um corredor de recintos em que nunca operou, podemos rever o calendário de sessões face às suas datas e ao seu plano de transferências antes de fechar um horário com um cliente. Entre em contacto para conversarmos sobre o programa do seu grupo.
