Dos Juegos de la Mancomunidad Británica, cuatro años de diferencia, la misma limitación
Birmingham acogió los Juegos de la Mancomunidad en 2022 y Glasgow le siguió en 2026 (23 de julio a 2 de agosto, con diez deportes y seis deportes paralímpicos en una ventana de once días). Los lugares y las ciudades son diferentes, pero la limitación subyacente no lo es: un número fijo de lugares, un calendario fijo, y un pico en la demanda de grupos que tiene que pasar a través de ambos sin que la infraestructura se expanda para satisfacerlo. Esto hace que los dos Juegos sean un par útil para leer juntos al planificar viajes de grupos alrededor de cualquier evento multisede futuro.
Birmingham 2022 vendió más de 1,5 millones de entradas, un récord para los Juegos de la Mancomunidad, y reunió a atletas y funcionarios de equipos de 72 naciones y territorios de la Mancomunidad. La huella de Glasgow fue más pequeña y concentrada: cuatro lugares en un corredor compacto (Centro Internacional de Natación de Tollcross, la Arena Internacional de Glasgow para ciclismo en pista, Estadio EDF Scotstoun para atletismo, y el Campus de Eventos Escocés acogiendo varios de los otros deportes). Esa concentración cambia la forma del problema de planificación, pero no lo elimina.
La lección de Birmingham, y por qué la concentración no lo soluciona
Las lecciones operacionales de unos Juegos multisede como los de Birmingham no se trata realmente de lugares que se queden sin capacidad en abstracto. Se trata de la brecha entre la demanda asumida y la demanda modelada. Los lugares con espacio externo limitado necesitan planes de salida que eviten cerrar carreteras públicas, lo que significa que el flujo de multitudes tiene que planificarse alrededor de la limitación, no en contra de ella. Las estaciones que sirven a lugares con capacidad de transporte limitada pueden necesitar servicios de tren mejorados y autobuses lanzadera, dimensionados según el modelado real de multitudes en lugar de una estimación genérica. Cuando ese modelado se realiza correctamente, el transporte y el acceso pueden dimensionarse a números realistas en lugar de sobredimensionarse para un peor caso que nunca se materializa.
El corredor compacto de Glasgow parecía, sobre el papel, una versión más fácil de ese problema: menos lugares, todo más cerca. En la práctica, la concentración corta de ambas formas. Las distancias más cortas entre lugares significan menos tiempo de viaje para un grupo que se mueve de una sesión a la siguiente, pero también significan que los puntos de estrangulamiento (estaciones, el acceso inmediato a cada lugar, y sobre todo el Campus de Eventos Escocés) absorben volumen de multitudes de múltiples deportes convergiendo en la misma huella pequeña al mismo tiempo. Un corredor más estrecho no reduce el pico; puede concentrarlo.
El Campus de Eventos Escocés no es un lugar, son varios deportes compartiendo una puerta
Este es el detalle que una lista de lugares no refleja adecuadamente. El SEC acogió varios de los deportes de los Juegos durante los once días. Para un operador que mueve un grupo a una sesión allí, "SEC" no es un lugar único y predecible como lo es un estadio independiente, es un campus compartido donde la multitud de un deporte diferente puede estar llegando o partiendo por la misma puerta, en los mismos caminos de acceso, dentro de la misma hora que su propio grupo. Tratar una sesión en el SEC como una sesión en Scotstoun o Tollcross, donde el lugar solo tiene que gestionar la multitud de un deporte, es el tipo de suposición que le cuesta a un grupo su ventana de transferencia.
Los organizadores de eventos importantes no resuelven esto esperando que los números funcionen, construyen modelado de multitudes bien antes de los Juegos, y es la misma disciplina la que marca la diferencia para un operador de grupos que trabaja un calendario de campus compartido: modelar la superposición real de sesiones en ese lugar para sus fechas, en lugar de asumir que una hora de inicio publicada es la única variable que importa.
Qué preguntar a un socio local antes de construir el cronograma de transferencias
Si no está modelando esto internamente, las preguntas que debe hacer a quien esté ejecutando sobre el terreno son específicas, no generales: cuáles de los horarios de sesión de su grupo se superponen con una sesión de un deporte diferente en el mismo lugar, particularmente en un campus compartido; cuál es el tiempo realista de puerta a asiento en un día cuando dos multitudes convergen en lugar de una; y si el plan de transferencia tiene en cuenta el camino de acceso o la estación que su grupo está usando realmente, no una estimación genérica de "centro de la ciudad a lugar". Un socio local que pueda responder estas preguntas contra sus fechas específicas, en lugar de en términos generales sobre el evento, es más probable que haya hecho el modelado, no solo haya leído la lista de lugares.
Qué llevar al próximo evento multisede
Tres cosas se trasladan de Birmingham 2022 y Glasgow 2026 a cualquier programa de grupos construido alrededor de un evento multisede. Primero, trate el modelado de multitudes y acceso a lugares como un aporte de planificación desde el principio, no una contingencia que construye si algo sale mal más cerca de la fecha, para cuando sea visiblemente un problema, la ranura de transferencia ya se ha ido. Segundo, no asuma que "más cerca" significa "más margen", construya ventanas de transferencia alrededor del calendario multideportivo de cualquier campus compartido, ya que es donde la superposición de sesiones es más probable que comprima el tiempo de movimiento real de su grupo. Tercero, trabaje con un socio local que pueda modelar esto localmente, contra el calendario de sesiones real del evento y la ciudad, en lugar de aplicar un manual de eventos importantes genérico que fue construido para el diseño de lugares de una ciudad diferente.
Nada de esto es único para viajes de deportes de élite. Es la misma disciplina que cualquier DMC debería aportar a un evento de calendario fijo y capacidad fija, los Juegos multideportivos solo hacen que el costo de omitirlo sea visible más rápido que la mayoría. El lado del autobús y alojamiento de la misma lección se cubre en lo que la crisis de autobuses enseñó a los operadores de grupos.
¿Planificando viajes de grupos alrededor de un evento multisede?
Si su programa se superpone con un evento multisede importante, o está construyendo cronogramas de transferencias contra un corredor de lugares en el que no ha operado antes, podemos revisar el calendario de sesiones contra sus fechas y plan de transferencia antes de que se comprometa un cronograma con un cliente. Póngase en contacto para hablar sobre el programa de su grupo.
