Zwei Commonwealth Games im Vereinigten Königreich, vier Jahre auseinander, dieselbe Einschränkung
Birmingham war 2022 Gastgeber der Commonwealth Games, Glasgow folgte 2026 (23. Juli bis 2. August, mit zehn Sportarten und sechs Para-Sportarten über elf Tage). Die Austragungsorte und die Städte sind verschieden, die grundlegende Einschränkung aber nicht: eine feste Zahl von Veranstaltungsorten, ein fester Kalender und eine Nachfragespitze von Gruppen, die durch beide hindurch muss, ohne dass die Infrastruktur mitwächst. Damit sind die beiden Spiele ein nützliches Paar, das man gemeinsam liest, wenn man Gruppenreisen rund um künftige Großereignisse mit mehreren Austragungsorten plant.
Birmingham 2022 verkaufte über 1,5 Millionen Tickets, ein Rekord für Commonwealth Games, und vereinte Athleten sowie Delegationsmitglieder aus 72 Commonwealth-Nationen und -Territorien. Glasgows Fußabdruck war kleiner und konzentrierter: vier Veranstaltungsorte in einem kompakten Korridor (das Tollcross International Swimming Centre, die Glasgow International Arena für den Bahnradsport, das EDF Scotstoun Stadium für die Leichtathletik und der Scottish Event Campus, der mehrere der übrigen Sportarten beherbergte). Diese Konzentration verändert die Form des Planungsproblems – sie beseitigt es nicht.
Die Lehre aus Birmingham – und warum Konzentration das Problem nicht löst
Bei den betrieblichen Lehren aus Spielen mit mehreren Austragungsorten wie in Birmingham geht es nicht im Kern darum, dass Veranstaltungsorte abstrakt an ihre Kapazitätsgrenze stoßen. Es geht um die Lücke zwischen angenommener und modellierter Nachfrage. Veranstaltungsorte mit wenig Außenfläche brauchen Abströmpläne, die keine öffentlichen Straßen sperren, das heißt: Der Besucherfluss muss um die Einschränkung herum geplant werden, nicht gegen sie. Bahnhöfe, die Veranstaltungsorte mit begrenzter Transportkapazität bedienen, brauchen unter Umständen zusätzliche Zugverbindungen und Shuttlebusse, dimensioniert an einer echten Besucherstrommodellierung statt an einer pauschalen Schätzung. Wo diese Modellierung sauber erfolgt, lassen sich Transport und Zugang an realistischen Zahlen ausrichten, statt auf einen Worst Case auszubauen, der nie eintritt.
Glasgows kompakter Korridor wirkte auf dem Papier wie eine einfachere Version dieses Problems: weniger Veranstaltungsorte, alles näher beieinander. In der Praxis wirkt Konzentration in beide Richtungen. Kürzere Wege zwischen den Veranstaltungsorten bedeuten weniger Fahrzeit für eine Gruppe, die von einer Sitzung zur nächsten wechselt – sie bedeuten aber auch, dass die Engstellen (Bahnhöfe, die unmittelbaren Zugänge zu jedem Veranstaltungsort und vor allem der Scottish Event Campus) das Besucheraufkommen mehrerer Sportarten aufnehmen, die gleichzeitig auf derselben kleinen Fläche zusammenlaufen. Ein engerer Korridor senkt die Spitze nicht; er kann sie konzentrieren.
Der Scottish Event Campus ist kein einzelner Veranstaltungsort, sondern mehrere Sportarten, die sich ein Tor teilen
Das ist das Detail, das eine Liste der Veranstaltungsorte nicht abbildet. Der SEC beherbergte an den elf Tagen mehrere Sportarten der Spiele. Für einen Veranstalter, der eine Gruppe zu einer Sitzung dort bringt, ist „SEC“ kein einzelner, berechenbarer Veranstaltungsort wie ein eigenständiges Stadion – es ist ein gemeinsamer Campus, auf dem das Publikum einer anderen Sportart am selben Tor, auf denselben Zufahrtsstraßen und in derselben Stunde wie Ihre Gruppe ankommen oder abfließen kann. Eine Sitzung im SEC wie eine Sitzung in Scotstoun oder Tollcross zu behandeln, wo der Veranstaltungsort nur das Publikum einer Sportart zu bewältigen hat, ist genau die Annahme, die eine Gruppe ihr Transferfenster kostet.
Die Organisatoren großer Ereignisse lösen das nicht, indem sie hoffen, dass die Zahlen schon aufgehen – sie bauen lange vor den Spielen Besucherstrommodelle auf, und genau diese Disziplin macht auch für einen Gruppenveranstalter den Unterschied, der mit dem Zeitplan eines gemeinsamen Campus arbeitet: Modellieren Sie die tatsächliche Sitzungsüberschneidung an diesem Veranstaltungsort für Ihre Termine, statt anzunehmen, dass die veröffentlichte Startzeit die einzige Variable ist, auf die es ankommt.
Was Sie einen Bodenpartner fragen sollten, bevor Sie den Transferplan aufstellen
Wenn Sie das nicht intern modellieren, sind die Fragen an den Ausführenden vor Ort konkret, nicht allgemein: Welche Sitzungszeiten Ihrer Gruppe überschneiden sich mit der Sitzung einer anderen Sportart am selben Veranstaltungsort, insbesondere auf einem gemeinsamen Campus; wie lange dauert es realistisch vom Eingang zum Sitzplatz an einem Tag, an dem zwei Besucherströme zusammenlaufen statt einem; und berücksichtigt der Transferplan die Zufahrtsstraße oder den Bahnhof, die Ihre Gruppe tatsächlich nutzt, statt einer pauschalen Schätzung „Stadtzentrum bis Veranstaltungsort“. Ein Bodenpartner, der das für Ihre konkreten Termine beantworten kann statt in allgemeinen Worten über das Ereignis, hat die Modellierung mit größerer Wahrscheinlichkeit tatsächlich gemacht – und nicht nur die Liste der Veranstaltungsorte gelesen.
Was Sie ins nächste Ereignis mit mehreren Austragungsorten mitnehmen sollten
Drei Dinge lassen sich von Birmingham 2022 und Glasgow 2026 auf jedes Gruppenprogramm übertragen, das um ein Ereignis mit mehreren Austragungsorten herum aufgebaut ist. Erstens: Behandeln Sie die Modellierung von Besucherströmen und Zugang zu den Veranstaltungsorten von Anfang an als Planungsgrundlage, nicht als Notfallreserve, die man einbaut, falls kurz vor dem Termin etwas schiefgeht – wenn es sichtbar zum Problem wird, ist das Transferfenster schon vergeben. Zweitens: Nehmen Sie nicht an, „näher beieinander“ bedeute „mehr Puffer“ – bauen Sie die Transferfenster um den Mehrsportartenplan jedes gemeinsamen Campus herum, denn dort ist es am wahrscheinlichsten, dass Sitzungsüberschneidungen die tatsächliche Bewegungszeit Ihrer Gruppe zusammendrücken. Drittens: Arbeiten Sie mit einem Bodenpartner, der das vor Ort modellieren kann, anhand des realen Sitzungskalenders des Ereignisses und der Stadt, statt ein generisches Großereignis-Handbuch anzuwenden, das für die Anordnung der Veranstaltungsorte einer anderen Stadt geschrieben wurde.
Nichts davon ist auf Reisen im Spitzensport beschränkt. Es ist dieselbe Disziplin, die jedes DMC bei einem Ereignis mit festem Kalender und fester Kapazität mitbringen sollte – Multisport-Spiele machen die Kosten ihres Weglassens nur schneller sichtbar als die meisten anderen. Die Seite von Bussen und Unterkunft derselben Lehre behandelt was der Busengpass Gruppenveranstaltern beigebracht hat.
Planen Sie Gruppenreisen rund um ein Ereignis mit mehreren Austragungsorten?
Wenn sich Ihr Programm mit einem großen Ereignis mit mehreren Austragungsorten überschneidet oder Sie Transferpläne für einen Korridor von Veranstaltungsorten aufbauen, in dem Sie noch nie gearbeitet haben, können wir den Sitzungskalender mit Ihren Terminen und Ihrem Transferplan abgleichen, bevor Sie einem Kunden einen Zeitplan zusagen. Nehmen Sie Kontakt auf, um das Programm Ihrer Gruppe zu besprechen.
