Dos Jocs de la Mancomunitat Britànica al Regne Unit, quatre anys de diferència, la mateixa limitació
Birmingham va acollir els Jocs de la Mancomunitat el 2022 i Glasgow va seguir el 2026 (23 de juliol a 2 d'agost, amb deu esports i sis esports Para en una finestra d'onze dies). Els venues i les ciutats són diferents, però la limitació subjacent no ho és: un nombre fix de venues, un calendari fix, i un pic de demanda de grups que ha de passar per tots dos sense que la infraestructura s'expandeixi per satisfer-la. Això fa que els dos Jocs siguin un parell útil per llegir-los junts quan es planifica viatges de grups al voltant de qualsevol futur esdeveniment multi-venue.
Birmingham 2022 va vendre més d'1,5 milions d'entrades, un rècord per a uns Jocs de la Mancomunitat, i va reunir atletes i officials d'equips de 72 nacions i territoris de la Mancomunitat. La petjada de Glasgow va ser més petita i més concentrada: quatre venues en un corredor compacte (Tollcross International Swimming Centre, l'Arena Internacional de Glasgow per a ciclisme en pista, l'Estadi EDF Scotstoun per a atletisme, i el Campus d'Esdeveniments Escocès que acull diversos dels altres esports). Aquesta concentració canvia la forma del problema de planificació — no l'elimina.
La lliçó de Birmingham — i per què la concentració no ho soluciona
Les lliçons operacionals d'uns Jocs multi-venue com els de Birmingham no tracten realment sobre venues que es queden sense capacitat en l'abstracte. Tracten sobre la bretxa entre la demanda assumida i la demanda modelada. Els venues amb espai extern limitat necessiten plans d'evacuació que eviten tancar carreteres públiques, la qual cosa significa que el flux de multitud ha de ser planificat al voltant de la limitació, no en contra seu. Les estacions que serveixen venues amb capacitat de transport limitada poden necessitar serveis de tren millorats i autobusos de connexió, dimensionats segons la modelació real de multitud en lloc d'una estimació genèrica. Quan aquesta modelació es fa correctament, el transport i l'accés es poden dimensionar a números realistes en lloc de sobre-construïts per a un cas pitjor que mai es materialitza.
El corredor compacte de Glasgow semblava, sobre el paper, una versió més fàcil d'aquest problema: menys venues, tot més a prop. En la pràctica, la concentració talla pels dos costats. Les distàncies més curtes entre venues signifiquen menys temps de viatge per a un grup que es mou d'una sessió a l'altra — però també signifiquen que els punts d'estrangulament (estacions, l'accés immediat a cada venue, i sobretot el Campus d'Esdeveniments Escocès) absorbeixen volum de multitud de diversos esports convergint en la mateixa petita zona al mateix temps. Un corredor més estret no baixa el pic; pot concentrar-lo.
El Campus d'Esdeveniments Escocès no és un venue — són diversos esports compartint una porta
Aquest és el detall que una llista de venues no explica prou. El SEC va acollir diversos dels esports dels Jocs durant els onze dies. Per a un operador que mou un grup a una sessió allà, "SEC" no és un venue únic i previsible de la manera que ho és un estadi independent — és un campus compartit on la multitud d'un esport diferent pot estar arribant o partint per la mateixa porta, per les mateixes carreteres d'accés, dins de la mateixa hora que el vostre propi grup. Tractar una sessió al SEC com una sessió a Scotstoun o Tollcross, on el venue només té una multitud d'un esport a gestionar, és el tipus d'assumpció que costa a un grup la seva finestra de transferència.
Els organitzadors de grans esdeveniments no ho solucionan esperant que els números funcionin — construeixen modelació de multitud ben abans dels Jocs, i és la mateixa disciplina que marca la diferència per a un operador de grups que treballa un calendari de campus compartit: modelar la superposició real de sessions en aquest venue per a les vostres dates, en lloc d'assumir que una hora de sortida publicada és l'única variable que importa.
Què preguntar a un soci local abans de construir l'horari de transferències
Si no esteu modelant això internament, les preguntes que heu de fer a qui està executant sobre el terreny són específiques, no generals: quines de les hores de sessió del vostre grup se superposen amb una sessió d'un esport diferent al mateix venue, especialment en un campus compartit; com es veu el temps realista de porta a seient en un dia quan dues multituds convergeixen en lloc d'una; i si el pla de transferència té en compte la carretera d'accés o l'estació que el vostre grup està utilitzant realment, no una estimació genèrica de "centre de la ciutat a venue". Un soci local que pot respondre aquestes preguntes contra les vostres dates específiques, en lloc de en termes generals sobre l'esdeveniment, és més probable que hagi fet la modelació — no només llegit la llista de venues.
Què portar al següent esdeveniment multi-venue
Tres coses es traslladen de Birmingham 2022 i Glasgow 2026 a qualsevol programa de grups construït al voltant d'un esdeveniment multi-venue. Primer, tracteu la modelació de multitud i accés a venues com una entrada de planificació des del principi, no com una contingència que construïu si alguna cosa va malament més a prop de la data — quan ja és visiblement un problema, la ranura de transferència ja s'ha perdut. Segon, no assumiu que "més a prop" significa "més marge" — construïu finestres de transferència al voltant del calendari multi-esport de qualsevol campus compartit, ja que és on la superposició de sessions és més probable que comprimi el temps de moviment real del vostre grup. Tercer, treballeu amb un soci local que pot modelar això localment, contra el calendari de sessions real de l'esdeveniment i la ciutat, en lloc d'aplicar un playbook genèric de grans esdeveniments que va ser construït per a la disposició de venues d'una ciutat diferent.
Cap d'això és únic per als viatges d'esport d'elit. És la mateixa disciplina que qualsevol DMC hauria de portar a un esdeveniment de calendari fix i capacitat fixa — els Jocs multi-esport només fan que el cost de saltar-se-la sigui visible més ràpidament que la majoria. El costat d'autocar i allotjament de la mateixa lliçó es cobreix en el que l'estretor d'autocar va ensenyar als operadors de grups.
Planificant viatges de grups al voltant d'un esdeveniment multi-venue?
Si el vostre programa se superposa amb un gran esdeveniment multi-venue, o esteu construint horaris de transferències contra un corredor de venues que no heu operat abans, podem revisar el calendari de sessions contra les vostres dates i pla de transferència abans de comprometre un horari a un client. Poseu-vos en contacte per parlar del programa del vostre grup.
