Due Commonwealth Games del Regno Unito, a quattro anni di distanza, lo stesso vincolo
Birmingham ha ospitato i Commonwealth Games nel 2022 e Glasgow ha seguito nel 2026 (23 luglio - 2 agosto, con dieci sport e sei sport paralimpici in una finestra di undici giorni). I luoghi e le città sono diversi, ma il vincolo sottostante non lo è: un numero fisso di sedi, un calendario fisso e un picco di domanda di gruppo che deve passare attraverso entrambi senza che l'infrastruttura si espanda per accoglierlo. Questo rende i due Games una coppia utile da leggere insieme quando si pianifica un viaggio di gruppo intorno a qualsiasi futuro evento multi-sede.
Birmingham 2022 ha venduto oltre 1,5 milioni di biglietti, un record per i Commonwealth Games, e ha riunito atleti e funzionari delle squadre da 72 nazioni e territori del Commonwealth. L'impronta di Glasgow era più piccola e concentrata: quattro sedi in un corridoio compatto (Tollcross International Swimming Centre, la Glasgow International Arena per il ciclismo su pista, lo stadio EDF Scotstoun per l'atletica leggera e il Scottish Event Campus che ospita diversi altri sport). Questa concentrazione cambia la forma del problema di pianificazione — non lo elimina.
La lezione di Birmingham — e perché la concentrazione non la risolve
Le lezioni operative da un Games multi-sede come quello di Birmingham non riguardano davvero le sedi che esauriscono la capacità in astratto. Riguardano il divario tra la domanda presunta e la domanda modellata. Le sedi con spazio esterno limitato hanno bisogno di piani di deflusso che evitino di chiudere le strade pubbliche, il che significa che il flusso della folla deve essere pianificato attorno al vincolo, non contro di esso. Le stazioni che servono sedi con capacità di trasporto limitata potrebbero aver bisogno di servizi ferroviari potenziati e autobus navetta, dimensionati in base alla modellazione effettiva della folla piuttosto che a una stima generica. Quando questa modellazione viene eseguita correttamente, il trasporto e l'accesso possono essere dimensionati su numeri realistici invece di essere sovradimensionati per uno scenario peggiore che non si materializza mai.
Il corridoio compatto di Glasgow sembrava, sulla carta, una versione più facile di quel problema: meno sedi, tutto più vicino. In pratica, la concentrazione taglia in entrambi i modi. Distanze più brevi tra le sedi significano meno tempo di viaggio per un gruppo che si sposta da una sessione all'altra — ma significano anche che i punti critici (stazioni, l'accesso immediato a ogni sede, e soprattutto lo Scottish Event Campus) assorbono il volume della folla da più sport che convergono sulla stessa piccola area nello stesso momento. Un corridoio più stretto non abbassa il picco; può concentrarlo.
Lo Scottish Event Campus non è una sola sede — sono diversi sport che condividono un cancello
Questo è il dettaglio che un elenco di sedi non evidenzia sufficientemente. Il SEC ha ospitato diversi sport dei Games nei undici giorni. Per un operatore che sposta un gruppo a una sessione lì, "SEC" non è una sola sede prevedibile come uno stadio autonomo — è un campus condiviso dove la folla di uno sport diverso potrebbe arrivare o partire dallo stesso cancello, sulle stesse strade di accesso, entro la stessa ora del vostro gruppo. Trattare una sessione al SEC come una sessione a Scotstoun o Tollcross, dove la sede ha solo la folla di uno sport da gestire, è il tipo di assunzione che costa a un gruppo la sua finestra di trasferimento.
I principali organizzatori di eventi non risolvono questo sperando che i numeri funzionino — costruiscono la modellazione della folla ben prima dei Games, ed è la stessa disciplina che fa la differenza per un operatore di gruppo che lavora con un programma di campus condiviso: modellare l'effettivo sovrapposizione di sessioni in quella sede per le vostre date, piuttosto che assumere che un orario di inizio pubblicato sia l'unica variabile che conta.
Cosa chiedere a un partner locale prima di costruire il programma di trasferimento
Se non state modellando questo internamente, le domande da porre a chiunque stia eseguendo sul terreno sono specifiche, non generali: quali orari di sessione del vostro gruppo si sovrappongono con una sessione di uno sport diverso nella stessa sede, in particolare in un campus condiviso; come appare il tempo realistico da cancello a posto a sedere in un giorno in cui due folle convergono piuttosto che una; e se il piano di trasferimento tiene conto della strada di accesso o della stazione che il vostro gruppo sta effettivamente utilizzando, non una stima generica "centro città a sede". Un partner locale che può rispondere a queste domande rispetto alle vostre date specifiche, piuttosto che in termini generali sull'evento, è più probabile che abbia fatto la modellazione — non solo letto l'elenco delle sedi.
Cosa portare al prossimo evento multi-sede
Tre cose si trasportano da Birmingham 2022 e Glasgow 2026 a qualsiasi programma di gruppo costruito intorno a un evento multi-sede. Primo, trattate la modellazione della folla e dell'accesso alle sedi come un input di pianificazione fin dall'inizio, non una contingenza che costruite se qualcosa va storto più vicino alla data — nel momento in cui è visibilmente un problema, lo slot di trasferimento è già andato. Secondo, non assumete che "più vicino" significhi "più margine" — costruite finestre di trasferimento attorno al programma multi-sport di qualsiasi campus condiviso, poiché è lì che la sovrapposizione di sessioni è più probabile che comprima il vostro tempo di movimento effettivo del gruppo. Terzo, lavorate con un partner locale che può modellare questo localmente, rispetto al calendario di sessioni reale dell'evento e della città, piuttosto che applicare un playbook generico di evento importante che è stato costruito per il layout di sedi di una città diversa.
Niente di questo è unico ai viaggi sportivi d'élite. È la stessa disciplina che qualsiasi DMC dovrebbe portare a un evento a calendario fisso e capacità fissa — i Games multi-sport rendono solo il costo di saltarlo visibile più velocemente della maggior parte. Il lato autobus e alloggio della stessa lezione è coperto in quello che la stretta sui pullman ha insegnato agli operatori di gruppo.
Pianificazione di un viaggio di gruppo intorno a un evento multi-sede?
Se il vostro programma si sovrappone a un importante evento multi-sede, o state costruendo programmi di trasferimento rispetto a un corridoio di sedi in cui non avete operato prima, possiamo rivedere il calendario delle sessioni rispetto alle vostre date e al vostro piano di trasferimento prima di impegnare un programma con un cliente. Contattateci per discutere il programma del vostro gruppo.
