Due Giochi del Commonwealth nel Regno Unito, a quattro anni di distanza, lo stesso vincolo
Birmingham ha ospitato i Giochi del Commonwealth nel 2022 e Glasgow li ha ospitati nel 2026 (dal 23 luglio al 2 agosto, con dieci sport e sei sport paralimpici distribuiti su undici giorni). Le sedi e le città sono diverse, ma il vincolo di fondo no: un numero fisso di sedi, un calendario fisso e un picco di domanda di gruppi che deve passare attraverso entrambi senza che l'infrastruttura si espanda per assorbirlo. Questo rende le due edizioni una coppia utile da leggere insieme quando si pianificano viaggi di gruppo attorno a qualsiasi futuro evento con più sedi.
Birmingham 2022 ha venduto oltre 1,5 milioni di biglietti, un record per i Giochi del Commonwealth, e ha riunito atleti e membri delle delegazioni di 72 nazioni e territori del Commonwealth. L'impronta di Glasgow è stata più piccola e più concentrata: quattro sedi in un corridoio compatto (il Tollcross International Swimming Centre, la Glasgow International Arena per il ciclismo su pista, l'EDF Scotstoun Stadium per l'atletica e lo Scottish Event Campus, che ha ospitato diversi altri sport). Quella concentrazione cambia la forma del problema di pianificazione, ma non lo elimina.
La lezione di Birmingham, e perché la concentrazione non la risolve
Le lezioni operative di Giochi con più sedi come quelli di Birmingham non riguardano davvero sedi che esauriscono la capacità in astratto. Riguardano il divario tra domanda supposta e domanda modellata. Le sedi con poco spazio esterno richiedono piani di deflusso che evitino di chiudere strade pubbliche, il che significa che il flusso del pubblico va pianificato intorno al vincolo, non contro di esso. Le stazioni che servono sedi con scarsa capacità di trasporto possono richiedere servizi ferroviari potenziati e navette, dimensionati su una modellazione reale dell'afflusso e non su una stima generica. Quando quella modellazione è fatta bene, trasporti e accessi possono essere dimensionati su numeri realistici invece di essere sovradimensionati per uno scenario peggiore che non si verifica mai.
Il corridoio compatto di Glasgow sembrava, sulla carta, una versione più semplice di quel problema: meno sedi, tutto più vicino. In pratica, la concentrazione ha due facce. Le distanze più brevi tra le sedi significano meno tempo di spostamento per un gruppo che passa da una sessione alla successiva, ma significano anche che i punti critici (stazioni, gli accessi immediati a ciascuna sede e, soprattutto, lo Scottish Event Campus) assorbono il volume di pubblico di più sport che convergono contemporaneamente sulla stessa piccola area. Un corridoio più stretto non abbassa il picco: può concentrarlo.
Lo Scottish Event Campus non è una sede, ma diversi sport che condividono un ingresso
È il dettaglio che un elenco di sedi non rende. Lo SEC ha ospitato diversi sport dei Giochi nel corso degli undici giorni. Per un operatore che porta un gruppo a una sessione lì, "SEC" non è una sede unica e prevedibile come uno stadio autonomo: è un campus condiviso in cui il pubblico di un altro sport può arrivare o uscire dallo stesso ingresso, sulle stesse strade di accesso, nella stessa ora del vostro gruppo. Trattare una sessione allo SEC come una sessione a Scotstoun o Tollcross, dove la sede ha da gestire il pubblico di un solo sport, è il tipo di ipotesi che costa a un gruppo la sua finestra di trasferimento.
Gli organizzatori dei grandi eventi non risolvono questo sperando che i numeri tornino: costruiscono modelli di afflusso con largo anticipo rispetto ai Giochi, ed è la stessa disciplina che fa la differenza per un operatore di gruppi che lavora con il calendario di un campus condiviso: modellate la sovrapposizione effettiva delle sessioni in quella sede per le vostre date, invece di dare per scontato che l'orario di inizio pubblicato sia l'unica variabile che conta.
Cosa chiedere a un partner locale prima di costruire il programma dei trasferimenti
Se non lo modellate internamente, le domande da porre a chi opera sul posto sono specifiche, non generiche: quali orari di sessione del vostro gruppo si sovrappongono alla sessione di un altro sport nella stessa sede, in particolare in un campus condiviso; quanto è realistico il tempo dall'ingresso al posto in un giorno in cui convergono due folle e non una; e se il piano dei trasferimenti tiene conto della strada di accesso o della stazione che il vostro gruppo userà davvero, e non di una stima generica "dal centro città alla sede". Un partner locale in grado di rispondere a queste domande con le vostre date specifiche, e non in termini generali sull'evento, ha più probabilità di aver fatto la modellazione, non solo di aver letto l'elenco delle sedi.
Cosa portare con sé al prossimo evento con più sedi
Tre cose si trasferiscono da Birmingham 2022 e Glasgow 2026 a qualsiasi programma di gruppo costruito attorno a un evento con più sedi. Primo, trattate la modellazione dell'afflusso e dell'accesso alle sedi come un dato di input della pianificazione fin dall'inizio, non come una contingenza da inserire se qualcosa va storto vicino alla data: quando il problema è già visibile, la finestra di trasferimento è già persa. Secondo, non date per scontato che "più vicino" significhi "più margine": costruite le finestre di trasferimento attorno al calendario multisport di qualsiasi campus condiviso, perché è lì che la sovrapposizione delle sessioni ha più probabilità di comprimere il tempo effettivo di spostamento del vostro gruppo. Terzo, collaborate con un partner locale in grado di modellarlo sul posto, sul calendario reale delle sessioni dell'evento e della città, invece di applicare un manuale generico per grandi eventi pensato per la disposizione delle sedi di un'altra città.
Niente di tutto questo è esclusivo dei viaggi dello sport d'élite. È la stessa disciplina che qualsiasi DMC dovrebbe applicare a un evento con calendario e capacità fissi; i Giochi multisport rendono semplicemente il costo di saltarla visibile più in fretta della maggior parte. La parte su pullman e alloggio della stessa lezione è trattata in cosa la pressione sui pullman ha insegnato agli operatori di gruppi.
State pianificando un viaggio di gruppo attorno a un evento con più sedi?
Se il vostro programma coincide con un grande evento con più sedi, o state costruendo programmi di trasferimento per un corridoio di sedi in cui non avete mai operato, possiamo rivedere il calendario delle sessioni rispetto alle vostre date e al vostro piano di trasferimenti prima che proponiate un programma a un cliente. Contattateci per discutere il programma del vostro gruppo.
